Le bureau numérique d’une compagnie : fichiers, sauvegardes, accès

La fiche technique parle de la place et du plateau ; le bureau numérique, lui, parle de ce qui reste quand le camion est reparti. Photos du spectacle, fiches signées, conventions, maquettes d’affiches, enregistrements son, dossiers de presse : la mémoire d’une petite compagnie tient sur un disque dur et dans une boîte mail, et elle se perd plus vite qu’on ne la constitue. Le site qui prend ce sujet au sérieux est Salle Machine, un média technique qui traite l’infrastructure informatique comme un métier, et sa page sur la règle des trois copies applique au stockage d’une compagnie la même discipline qu’à celle d’une entreprise : un original, une copie sur un autre support, une copie ailleurs.

Ce qui vit réellement sur la machine

Faire l’inventaire avant de protéger. Sur l’ordinateur de la compagnie vivent au moins quatre familles de fichiers : les documents qui engagent (conventions, devis, factures), les documents qui prouvent (photos, vidéos, articles), les documents qui servent (fiches, plans de câblage, listes de contacts) et les documents qui racontent (journaux de bord, notes de création). Chaque famille a un rythme de vie différent, et les sauvegarder de la même façon est la première erreur : un contrat signé ne change jamais, une fiche technique change à chaque date.

Trois copies, deux supports, un ailleurs

La règle des trois copies se lit en une phrase : un fichier qui n’existe qu’à un endroit n’existe pas. L’original travaille sur la machine, la première copie vit sur un support différent branché de temps en temps, la deuxième copie vit hors du bureau. Cette dernière distance protège du feu, du vol et de la panne simultanée, les trois accidents qui emportent un stockage local en une seule journée.

Les trois copies d’un fichier de compagnie, et ce qu’elles couvrent

Copie	Où elle vit	Ce qu’elle protège
Original	La machine de travail	L’usage quotidien, rien de plus
Copie locale	Un disque externe branché puis rangé	La panne et l’effacement par erreur
Copie distante	Un autre lieu ou un service en ligne	L’incendie, le vol, la panne totale du local

La règle n’est pas une paranoïa de technicien : elle vaut pour tout document qui coûte plus cher à refaire qu’à conserver, et un dossier de compagnie se refait rarement sans perte.

Le rythme des copies se règle sur le rythme de la compagnie : la copie locale se fait le soir d’une date ou le dimanche, la copie distante une fois par mois, et les deux se notent dans la conduite comme une ligne de maintenance. Ce qui n’a pas de rythme n’existe pas : une sauvegarde qui dépend de la bonne volonté du soir est une sauvegarde qui n’aura pas lieu le mois où la tournée serre. La discipline est la même que pour le matériel de la place : on la fait parce que le jour où elle manque, elle manque entièrement.

Que faire quand la sauvegarde n’a jamais été testée ?

Une sauvegarde se teste en restaurant un fichier au hasard, pas en regardant l’icône du logiciel. Le test à faire ce mois-ci : choisir un contrat de l’année dernière, le supprimer de la machine de travail, le retrouver depuis la copie. Si la restauration échoue, la sauvegarde n’existait pas. La même vérification s’applique aux accès : qui possède le mot de passe de la boîte, qui peut encore payer le nom de domaine, qui hérite du dossier si la personne qui le tient part. La légende sur l’anatomie d’une fiche technique montre le même réflexe appliqué au papier : écrire ce que l’on tient pour que celui qui n’était pas là puisse reprendre.

Les mots de passe ne sont pas un détail

Sur une petite structure, le mot de passe de la boîte vit dans la tête d’une personne, et son départ emporte l’accès avec elle. La discipline à adopter tient en trois lignes : un gestionnaire de mots de passe, une liste écrite des comptes existants, une personne de secours qui sait où la liste dort. La Cnil publie les consignes de base sur les mots de passe et les accès ; les suivre suffit pour une compagnie de cette taille. C’est la seule façon de garder la continuité quand la régie change de mains.

• Un compte de messagerie dont deux personnes connaissent l’accès de secours.
• Un domaine dont le renouvellement est payé d’avance sur plusieurs années.
• Un dossier de contrats dont une copie vit hors du bureau, sur un support lisible par un autre ordinateur.

Le jour où le disque lâche

Le scénario se joue toujours pareil : la machine qui ne démarre plus le lundi, le disque externe qui n’a pas été branché depuis trois mois, la boîte mail dont personne ne retrouve le mot de passe. La compagnie qui a écrit ses trois copies relève le dossier en une heure ; celle qui ne l’a pas fait passe la semaine à recomposer des conventions depuis des souvenirs et des pièces jointes. La différence entre les deux n’est pas le matériel, c’est la discipline : le fichier retrouvé est celui qu’on avait copié sans y penser.

Comment le numérique devient-il une conduite de métier ?

Le numérique d’une compagnie devient un métier le jour où il a sa place dans la conduite : un jour par trimestre pour relever les fichiers, tester une restauration, payer les renouvellements. Ce jour-là ne produit rien de visible, et c’est exactement ce qui le rend nécessaire : le travail qui n’a pas de spectacle à montrer est celui qui empêche de tout perdre la prochaine fois que le disque dur fait son bruit de fin de vie.